20 советов для Word: Создайте лучшие документы

Microsoft Word — очень мощный текстовый редактор, позволяющий создавать сложные документы.

Большинство пользователей используют только некоторые из его возможностей

Знание всех инструментов, доступных в MS Word, поможет вам работать быстрее и создавать лучшие документы.

Из всех офисных программ текстовый редактор Microsoft Word, пожалуй, самый известный и наиболее используемый, опережая в этом отношении электронные таблицы Excel и редактор презентаций PowerPoint. Инструкции, письма, приглашения — редактор Word идеально подходит для этого.

Наша статья «20 советов для Word: Создайте лучшие документы» раскроет секреты и хитрости этого популярного текстового редактора.

Содержание

  1. Панель для инструментов
  2. Создание галерей
  3. Шаблоны Word
  4. Темы в Word
  5. Стили в Word
  6. Мгновенное форматирование
  7. Быстрое изменение
  8. Режим фокусировки в Word
    1. Терминология
  9. Защита документов
  10. Конвертация в PDF
  11. Веб-сайт в один клик
  12. Представление в проводнике
  13. Элегантный метод вставки текстов
  14. Отображение кнопки с параметрами вставки
    1. Терминология
  15. Редактор как веб-приложение
  16. Скрытие символов
  17. Ориентирование среди открытых документов
  18. Сравнение документов
  19. Вставка символов
  20. Расширение возможностей

1. Панель для инструментов

Вы ищете команду, которую часто используете или хотите убрать ненужную? Вот как можно решить, что должно появляться в строках меню Word:

  1. Давайте посмотрим на ленту, где расположены все команды. Щелкните правой кнопкой мыши команду, которую вы часто используете.

2. В контекстном меню нажмите «Добавить на панель быстрого доступа». После этого на панели появится необходимая вам команда.

Если хотите удалить команду, то нажмите «Удалить» на панели быстрого доступа.

3. С помощью настройки ленты… мы можем настроить меню ленты под панелью быстрого доступа. Вставляя или отменяя выбор правого столбца, мы показываем и скрываем функции. Нажав кнопку «Новая вкладка», вы можете создать категорию со своими группами команд.

2. Создание галерей

Как изменения повлияют на внешний вид текста? Вы можете найти так называемые галереи повсюду, например, на вкладке «Вставка».

  1. Если, например, под титульной страницей , таблицей , фигурами , текстом или WordArt мы щелкнем маленькую стрелку, программа покажет нам, как будет выглядеть измененная область документа. Галереи также можно найти на вкладках «Макет» и «Дизайн».

2. Когда мы наведем указатель мыши на команды, наш документ на мгновение изменит свой внешний вид, но только после нажатия на предварительный просмотр изменение вступит в силу. 

3. Шаблоны Word

Создание и форматирование стандартных документов может занять очень много времени. Это можно сделать быстрее с помощью шаблонов Word.

  1. Откройте новый документ, нажав «Файл» и «Создать».

2. В поле поиска введите задачу, например приветствие, флаер или резюме, и кликните на лупу.

3. Выберите подходящий шаблон, например сопроводительное письмо или другой шаблон, автоматически отображаемый под окном поиска.

4. Затем щелкните на различные текстовые поля, чтобы ввести свой текст. При необходимости также можно изменить фото на свое — щелкните на фото правой кнопкой мыши, Смените изображение, указывая расположение файла. Сохраните результат.

4. Темы Word

У кого есть время и желание бесконечных экспериментов со шрифтами и цветами? К счастью, нам не нужно этого делать, потому что Word включает в себя темы, которые можно найти во вкладке «Конструктор».

  1. Щелкните на маленькую стрелку рядом с полем «Темы», чтобы развернуть доступные готовые темы.

2. Если вы предпочитаете свои темы, настройте шаблон в соответствии со своими предпочтениями. Затем, нажав в разделе «Темы» на «Сохранить текущую тему…», дайте ей имя и нажмите «Сохранить».

5. Стили в Word

Все слышали о них, но очень немногие пользователи знают, как их эффективно использовать. Они определяют внешний вид текста.

  1. Вставьте курсор в фрагмент, который хотите отформатировать, или щелкните левой кнопкой мыши отдельные абзацы.
  2. На вкладке «Главная» перейдите в раздел «Стиль» и перетащите указатель мыши на различные форматы, чтобы получить представление о том, как может выглядеть результат.

3. Существуют стили для стандартного текста, заголовка, подзаголовка, цитаты и т. п. Стили также называют быстрым форматированием, потому что их можно применять быстро и точно. Изменения здесь также будут внесены в документ после подтверждения выбора щелчком левой кнопки мыши.

4. Во вкладке «Конструктор» представлены форматы документов в виде галереи. В отличие от стилей, они влияют на внешний вид всего документа, от заголовка до типа и размера шрифта, междустрочного интервала и макета абзацев.

Важно!

В основном стили и форматы зависят от выбранной темы.

6. Мгновенное форматирование

Если в более длинном тексте мы хотим отформатировать крупные блоки текста, то с помощью хитрости мы можем сэкономить много времени, перенеся однажды выполненное форматирование на другие фрагменты текста.

  1. Выделите отформатированный текстовый фрагмент левой кнопкой мыши.
  2. Щелкните его правой кнопкой мыши, чтобы открыть контекстное меню. Теперь нажмите на кисть.

3. Проведите курсором по фрагментам текста, которые нужно отформатировать, и отпустите кнопку, когда выделенный текст уже выделен. Теперь вы можете увидеть, что форматирование переместилось в новый отрывок.

4. В качестве альтернативы функции есть возможность использовать сочетания клавиш Ctrl + Shift + C (копировать форматирование) и Ctrl + Shift + V (применить форматирование).

7. Быстрое изменение

Стиль также можно выбрать в так называемом контекстном меню.

  1. Выделите фрагмент текста, который нужно отформатировать, удерживая левую кнопку мыши, и щелкните его правой кнопкой мыши.

2. В контекстном меню нажмите на «Стили» и выберете подходящий для вас стиль.

3. Чтобы удалить форматирование, нажмите «Очистить формат» внизу.

8. Режим фокусировки в Word

Как будет выглядеть окончательно отформатированный документ? Лучше всего посмотреть это в режиме фокусировки.

  1. В нижней части каждого документа вы найдете строку состояния для быстрого доступа к различным параметрам.
  2. Щелкните в правой части строки состояния на кнопке «Фокус», чтобы переключиться в этот режим. Теперь все меню и остальное стало скрытым, чтобы можно было проверить эффект от нашей работы, не отвлекаясь на элементы управления.
  3. Выйти из режима фокуса можно нажав кнопку или, как вариант, щелкнув левой кнопкой мыши по кнопке «Печать макета» в строке состояния. Теперь вы можете продолжить редактирование документа.

4. Если вы хотите, чтобы документ читался удобнее, нажмите кнопку «Режим чтения».

Терминология

  • Контекстное меню — это набор параметров и команд. Например, в документе Word контекстное меню содержит параметры, отличные от панели задач Windows. Контекстное меню почти всегда открывается щелчком правой кнопкой мыши по заданной области (например, в документе Word) или по заданному элементу управления (панель задач, рабочий стол и т. Д.).
  • Меню ленты — это общий термин для различных панелей инструментов в верхней части окна программы 
  • Office.Лента это ленты, предназначенные для быстрого поиска нужных команд.
  • Панель быстрого доступа — это цветная панель в верхней части экрана, которая содержит часто используемые команды. Посередине находится имя файла, за ним — окно поиска. Справа мы увидим наше имя пользователя с быстрой кнопкой для доступа к нашей учетной записи, параметрами отображения ленты и быстрыми командами для свертывания и закрытия документа.
  • Предварительный просмотр в реальном времени: не будем пугаться — Word в галереях и стилях автоматически покажет краткий предварительный просмотр того, как наш документ будет выглядеть после того, как будет сделан определенный выбор. Изменения, отображаемые в предварительном просмотре, будут внесены в документ только после того, как вы нажмете на данную опцию.

9. Защита документов

В Word есть область, где собраны все команды для всего документа. Это так называемая колонка, доступ к которой можно получить, щелкнув Файл в левой части меню ленты. В дополнение ко многим другим функциям есть возможность, например, защитить содержимое документа от доступа посторонних лиц.

  1. На левой боковой панели щелкните сведения и защита документа. Затем в раскрывающемся меню выберите параметр «Ограничить редактирование».

2. Теперь колонка должна закрыться автоматически. Вместо этого справа рядом с нашим документом появится столбец с различными параметрами. На шаге 2 выберите параметр «Разрешить только указанный способ редактирования документа». Можно выбрать без изменений, чтобы полностью защитить документ от доступа посторонних. Конкретно это означает: никто, кроме нас, не может изменить содержание документа.

3. В раскрывающемся меню выберите параметр «Зашифровать с паролем» и установите пароль, чтобы сделать документ нечитаемым для всех, кто не знает пароля. Нажмите ОК.

10. Конвертация в PDF

В той же колонке (см. Совет 9) можно преобразовать документ в файл PDF.

  1. Щелкните Файл, а затем вкладку Экспорт.

2. Теперь нажмите кнопку «Создать PDF / XPS».

3. Затем во вновь открывшемся окне выберите место для преобразованного файла — из раскрывающегося меню в разделе Тип файла: выберите файл PDF. После нажатия кнопки «Опубликовать» начнется преобразование в документ PDF.

11. Веб-сайт в один клик

За конвертацией скрывается умная функция обмена контентом. Для этого мы конвертируем наш документ в формат Sway. Это веб-сайт, который визуально привлекателен также на мобильных устройствах и легко публикуется.

  1. Сначала щелкните меню «Файл», а затем «Преобразовать». Колонка закроется автоматически, и в правой части документа появится новое окно.
  2. В этом окне в разделе «Стиль» можно увидеть предложения различных стилей. Выберете понравившийся и нажмите «Конвертировать». Сайт будет создан.

12. Представление в проводнике

Теряли ли вы когда-нибудь контроль над вашими документами и файлами Office? Возможно, вы еще не нашли нужного представления в проводнике, и это достаточно просто.

  1. Откройте проводник, нажав на значок желтого проводника или нажав Start + E сочетания клавиш.

2. В левом древе файлов щелкните диск, на котором находятся ваши файлы и документы.

3. На панели быстрого доступа вверху нажмите «Просмотр».

4. В меню «Макет» вы можете определить, как должны выглядеть значки папок.

5. В меню «Текущее представление» в раскрывающемся меню «Сортировать по…» определите критерии, по которым должны отображаться значки папок, т. е. по имени, дате изменения, размеру и т. д.

13. Элегантный метод вставки текстов

Если вы используете форматирование, то есть более элегантный метод вставки фрагментов текста, чем популярное сочетание клавиш Ctrl + C / Ctrl + V: м=вы копируете текст, щелкнув правой кнопкой мыши и нажав Копировать. Затем снова правой кнопкой мыши щелкаем в том месте, куда хотим вставить контент. В разделе «Параметры вставки» выберите «Сохранить исходное форматирование», «Объединить форматирование» или «Сохранить только текст», в зависимости от ваших потребностей.

14. Отображение кнопки с параметрами вставки

Если вам нужно чаще вставлять фрагменты текста, то можно автоматически отображать кнопку с параметрами вставки.

  1. Через Файл и Параметры перейдите в представление Backstage (см. Совет 9), а затем через Дополнительно в область Вырезать, Копировать и Вставить.
  2. После вставки содержимого нажмите кнопку «Показать параметры вставки».
  3. Если вы что-то вставляете в документ, вы всегда будете видеть кнопку параметров. Функция работает независимо от того, используете ли вы клавиши InsertCtrl + V или контекстное меню (см. Совет 13). Можно видеть прямое действие отдельных опций при наведении на них указателя мыши.

Терминология

  • Раскрывающееся меню: меню, которое можно расширить с помощью маленькой стрелки, направленной вниз. Оно спрятано, когда в нем нет необходимости, чтобы сэкономить место на экране и обеспечить большую четкость.
  • Темы: чтобы вам не пришлось ломать голову над созданием собственного внешнего вида документа, в Word есть ряд предложений, из которых вы просто выбираете подходящий. Также есть возможность создавать и сохранять собственные темы.
  • Стиль: включает в себя предустановки для элементов документа, таких как размер шрифта, абзац, форматирование абзаца и т. п. Каждый шаблон сохраняется под именем. Таким образом, при необходимости, можно присвоить стиль каждому фрагменту текста, и не нужно определять каждую из его характеристик по отдельности. Если вы применяете шаблон ко всему документу, вам не нужно будет делать это абзац за абзацем.

15. Редактор как веб-приложение

Не всегда и не везде у нас есть ПК с Word, но это не проблема, потому что можно также использовать этот редактор как веб-приложение. Это упрощенная версия, которую есть возможность бесплатно открыть в любом браузере. Это решение практично, если мы работаем на чужом компьютере без Word или на интернет-терминале отеля.

  1. Все, что нам нужно, это учетная запись Microsoft, которую мы бесплатно создадим по адресу https://account.microsoft.com.
  2. Откройте веб-версию Word по адресу office.com. В разделе «Войдите в свою учетную запись Microsoft» введите наши данные для доступа и нажмите «Войти».
  3. Созданные вами документы можно сохранить онлайн в памяти Microsoft OneDrive, отправить или загрузить в формате PDF. Если вы уже используете OneDrive, то можно открыть хранящиеся там документы и продолжить работу в Интернете.

16. Скрытие символов

Знаки абзаца и символы форматирования помогают структурировать документ, но также могут отвлекать. Щелкните вкладку «Главная» и там, на абзац, на маленький значок вверху абзаца ¶ справа. Теперь абзац разрывается, и появляются все остальные символы форматирования. Щелкните еще раз, чтобы скрыть их.

17. Ориентирование среди открытых документов

Мы открыли много документов одновременно, и нужно ли нам лучше ориентироваться? В верхней части, в строке меню нажмите вид и на окна вкладки, далее на упорядочить все. Все документы Word теперь будут отображаться друг под другом, что позволит вам быстро перемещаться по ним.

18. Сравнение документов

Если вы хотите сравнить содержимое файлов, вернитесь в «Вид» и «Окно» и нажмите «Просмотр бок о бок». Если вы активировали опцию синхронной прокрутки, стрелки или ручка могут использоваться для синхронной навигации по обоим документам.

19. Вставка символов

Эмодзи, естественно, также можно найти в Word! Одновременно нажмите клавишу Windows и клавишу точки. Теперь появится окно выбора смайлов, которое вы можете вставить в документ простым щелчком. Или нажмите же вкладку вставки и выберите эмодзи.

20. Расширение возможностей

Дополнения — это, как правило, бесплатные мини-программы, которые добавляют новые функции в Word и другие программы. Чтобы установить надстройки, нажмите «Вставка» и «Загрузить надстройки» в строке меню. Используя поле поиска или выбор категории, найдите расширение и нажмите «Добавить». Дополнения теперь можно найти в разделе «Вставка» и «Мои дополнения»

2 комментария

  1. Александр Шмидт

    Сайт просто бомба! Автору браво! Все просто и понятно. Всем обязательно к просмотру!

Добавить комментарий