Полезные функции Excel: Руководство для новичков

Microsoft Excel — очень полезный инструмент, который используется во многих сферах жизни. В некоторых случаях использование электронных таблиц даже необходимо. Однако часто для многих людей работа с этой программой кажется очень сложной и загадочной. Чтобы облегчить вам работу, стоит познакомиться с основными функциями Excel. Ознакомьтесь с некоторыми из них и убедитесь, что Excel не так страшен, как его рисуют.

Наша статья «Полезные функции Excel: Руководство для новичков» покажет и расскажет, как пользоваться знаменитой программой и о ее некоторых хитростях.

Excel можно приобрести как отдельное приложение, так и в составе Microsoft 365.

Содержание

  1. Что такое Excel и с чем его едят
  2. Как создать лист в Excel
  3. Списки и серии данных в Excel
  4. Выпадающие списки в Excel
  5. Сортировка в Excel
  6. Фильтрация в Excel
  7. Условное форматирование в Excel
  8. Разделение текстов в Excel
  9. Объединение текстов в Excel
  10. Диаграммы
  11. Карты в Excel
  12. Горячие клавиши

1. Что такое Excel и с чем его едят

Excel позволяет создавать электронные таблицы с большим количеством информации. Используя его, вы можете создавать и форматировать книги с помощью электронных таблиц с большим количеством информации. Также он удобен для создания и выполнения вычислений, анализа данных. Программа позволяет сохранять формулы, чтобы выполнять вычисления. Также можно создавать модели анализа данных, изменять порядок данных различными способами.

С помощью этой программы мы анализируем и представляем данные как в числовой форме. Возможно представлять также и в виде графиков и диаграмм. Утилита используется как в повседневной жизни, так и в профессиональной сфере. В бухгалтерии таблицы используются, например, для создания финансовых отчетов о движении денежных средств, а также прибылях и убытках. Таблицы в Excel можно использовать во многих случаях.

Структура программы

В веб-версии панель закладок немного отличается

После запуска на экране монитора открывается рабочее окно приложения. Структура программы очень проста и понятна. Каждый, кто использует Word, разберется очень быстро, потому что расположение доступных функций очень похоже:

  • Вверху есть строка заголовка, которая включает возможность сохранить файл. Также можно настроить панель инструментов, имя приложения, книги и пользователя.
  • Ниже находится панель файлов и вкладок с их функциями. Вы можете просмотреть параметры Excel в файле. Здесь вы также можете сохранить файл и изменить наиболее важные настройки приложения. Панель закладок — самый важный элемент приложения. Наиболее важные вкладки:
  1. Файл
  2. Вставка
  3. Разметка страницы
  4. Формулы
  5. Данные
  6. Рецензирование
  7. Вид
  8. Справка
  • Затем есть поле имени, функция вставки и панель формул;
  • В левом нижнем углу есть выбор листов;
  • Справа, в самом низу программы, есть опция увеличения / уменьшения масштаба.

Структура листа Excel

Самым важным элементом Excel, над которым выполняется работа, является лист. Лист состоит из нескольких элементов:

  • Ячейка
  • Столбец
  • Строка
  • Диапазон

Лист представляет собой очень большую поверхность, состоящую из 1 048 576 строк и 16 384 столбцов. Строки в Excel помечены цифрами, а столбцы — буквами от A до XFD. На пересечении строк и столбцов находятся ячейки, названные в соответствии с их положением, то есть начиная с A1 и заканчивая XFD1048576. Последний элемент листа — это диапазон, представляющий собой набор ячеек.

2. Как создать лист в Excel

В видео ниже вы найдете пример того, как создать простую таблицу с данными, а также некоторые трюки при работе с листом.

3. Списки и серии данных в Excel

Заполнить рабочий лист серией данных можно двумя способами. Первый — вручную перетащить курсор мыши. Операция в этом случае очень проста:

  • просто введите данные в любую ячейку;
  • щелкните по нему и, удерживая курсор в правом нижнем углу, перетащите его в любом направлении.

Таким образом, вы можете автоматически заполнить, в частности, список с последовательными днями недели и месяцами.

Такое завершение также работает для создания рядов данных, состоящих из чисел и дат. Однако, что касается чисел, если вы вводите значение только в одной строке, оно будет просто скопировано в следующую. Чтобы создать числовую последовательность, вам нужно установить шаблон, который будет заполнен серией как минимум в двух ячейках, например, введя значения 5 и 10, следующие будут заполнены значениями, увеличенными на 5. Если вы вводите одну дату, после перетаскивания появятся следующие дни, и когда вы заполните две или более ячеек, Excel автоматически распознает строку даты.

Нумерация созданного списка

В случае нумерации уже созданного списка данных достаточно пронумеровать первые две ячейки и вместо того, чтобы вручную растягивать до конца таблицы, дважды щелкнуть в правом нижнем углу.

Другой способ — использовать функцию «Прогрессия» в разделе «Главная страница». Здесь вы можете выбрать, следует ли создавать ряды по столбцам или по строкам, насколько должно увеличиваться значение в последующих ячейках и насколько должно быть окончательное значение. 

4. Выпадающие списки в Excel

Раскрывающийся список в электронной таблице Excel делает вашу работу проще, быстрее и эффективнее. Такой список с выпадающими опциями значительно ускоряет работу. Благодаря этому нет необходимости вручную вводить или копировать необходимые данные.

Создание списка

Выпадающий список сделать очень просто, вам нужно всего лишь выполнить несколько простых шагов:

  • Создайте список из одного столбца или одной строки с данными, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке;
  • Выберите любую другую ячейку, в которой должен появиться список;
  • В верхнем меню выберите вкладку: Данные , а затем щелкните Проверка данных;
  • На вкладке Параметры в поле Тип данных выберите пункт Список;
  • Щелкните поле Источник и выделите диапазон списка. В примере данные находятся на листе «Города» в диапазоне A2:A9. Обратите внимание на то, что строка заголовков отсутствует в диапазоне, так как она не является одним из вариантов, доступных для выбора;
  • Если можно оставить ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустые ячейки;
  • Установите флажок Список допустимых значений.

Редактирование списка

Вы можете редактировать список в любое время несколькими способами, в зависимости от ваших потребностей:

  • Редактируя источник списка;
  • Изменяя диапазон ячеек;
  • Расширение указанного диапазона исходных ячеек, если вы хотите включить в список новые значения. Для этого перейдите во вкладку Data и нажмите кнопку Data validity и расширьте исходный диапазон, т.е. просто выберите его снова с учетом новых ячеек.

Удаление раскрывающегося списка

Чтобы удалить список в Excel, недостаточно нажать кнопку «Удалить». Для этого вам необходимо выполнить следующие действия:

  • Выделите всю область из выпадающего списка;
  • Перейдите на вкладку «Данные»  и нажмите «Достоверность данных» ;
  • В диалоговом окне выберите опцию Очистить все;
  • Щелкните ОК .

Иногда бывает сложно найти такой список, например, когда электронная таблица очень длинная и содержит много различной информации. Итак, как удалить раскрывающийся список, не зная его местоположения? Для этого вам необходимо:

  • Перейдите на вкладку «Основные инструменты» , нажмите «Найти и выбрать», отмеченную лупой, и после его раскрытия нажмите «Перейти к — Специальные» . Вы также можете сделать это с помощью сочетания клавиш Ctrl + G, а затем Special ;
  • Выберите параметр «Проверка данных», и будут выбраны все раскрывающиеся списки, доступные на листе.

В данном видео подробнее рассказывают о создании выпадающего списка в Excel.

5. Сортировка в Excel

Сортировка — еще одна очень полезная функция Microsoft Excel. Благодаря ему вы можете, например, расположить список фамилий в алфавитном порядке по возрастанию (от А до Я) или по убыванию (от Я до А), создать список расходов в порядке возрастания или убывания или отсортировать их в хронологическом порядке. по дате и времени. Сортировка позволяет быстро просматривать данные, упрощая их систематизацию и поиск нужной информации. Чтобы использовать функцию сортировки:

  • Выделите соответствующие ячейки с данными в таблице или выберите одну ячейку в столбце, в которой они должны быть отсортированы;
  • Выберите раздел Главная страница и щелкните на «Сортировка и фильтрация». Вы также можете выбрать опцию «Сортировка» во вкладке «Данные»;
  • Чтобы отсортировать данные в алфавитном порядке от A до Z или от наименьшего числа к наибольшему, щелкните символ «AZ ↓»;
  • Если вы хотите отсортировать данные в обратном порядке, нажмите кнопку «ZA ↓».

Чтобы отсортировать данные по нескольким критериям, нажмите кнопку «Сортировка» и выберите, какие критерии следует учитывать в Excel.

6. Фильтрация в Excel

Большая часть работы в Excel основана на таблицах. Таблицы содержат данные, которые нам часто нужны или которые мы хотим полностью удалить из электронной таблицы. Но как быстро выбрать все необходимые данные из большой электронной таблицы? Один из способов — настроить фильтры в Excel. Фильтрация скрывает строки с временно нерелевантными данными, оставляя видимыми только те, которые содержат важную информацию. Сделать это можно вот так:

  • Выберите данные для фильтрации или просто щелкните одну из ячеек в таблице, если вы хотите отфильтровать данные во всех столбцах;
  • На вкладке «Данные» в группе «Сортировка и фильтр» щелкните «Фильтр». Та же функция также находится в основных инструментах в группе редактирования;
  • В заголовке столбца разверните список с параметрами фильтрации;
  • Параметр «Выбрать все» установлен по умолчанию, снимите его и выберите только те данные, которые хотите отобразить;
  • Нажмите Ok, и все готово — будут отображаться только данные, выбранные в фильтре, остальные будут скрыты. Теперь вы можете, например, удалить их все, отредактировать или суммировать данные только из выбранных ячеек.

7. Условное форматирование в Excel

Условное форматирование — это функция, позволяющая выделять данные. С фильтрами выбранные данные отображаются, а остальные скрываются, условное форматирование работает иначе. В этом случае никакие данные не скрываются, подчеркнуты только те, которые вы хотите выделить. Эта функция очень проста в использовании, а также очень полезна в повседневной работе, особенно если электронная таблица имеет большой размер и содержит много данных с разными значениями. Чтобы использовать функцию условного форматирования:

  • Выберите область, в которой вы хотите выделить данные. Если вы хотите выделить все данные в данном столбце, вам пригодится сочетание клавиш Ctrl + Shift + ↓, благодаря которому вы выберете все заполненные ячейки в столбце, вплоть до первой пустой;
  • На вкладке «Главная» выберите «Условное форматирование»;
  • Установите курсор в поле «Правила выделения ячеек» и выберите нужный вариант в появившемся меню.

8. Разделение текстов в Excel

Возможность автоматического разделения текста на несколько ячеек — чрезвычайно полезная функция. В случае нескольких введенных данных ручное пополнение их в отдельных ячейках не является большой проблемой, однако, когда мы говорим об огромном листе, содержащем, например, данные нескольких десятков сотрудников, дело обстоит совсем иначе. К счастью, Excel справится с этой задачей. В этом случае полезна функция «Текст по столбцам» на вкладке «Данные». Чтобы разбить текст:

  • Выделите ячейку или столбец, содержащий текст, который нужно разбить на части;
  • Выберите функцию Текст по столбцам;
  • В следующем окне нужно выбрать разделители данных. Это означает, что, например, если данные, которые вы хотите разделить на отдельные ячейки, разделены пробелом, вы должны выбрать поле «Пробел». В предварительном просмотре данных вы увидите, правильно ли выполнено разделение;
  • Затем вы выбираете формат данных столбца; здесь по умолчанию выбран общий формат, который распознает большинство типов данных. Кроме того, вы можете выбрать: текст, дату и возможность опустить столбец. В том же окне вы должны выбрать место назначения, куда должны быть помещены разделенные данные;
  • Нажмите Готово.

9. Объединение текстов в Excel

Возможность использования сводных таблиц — одна из самых полезных в работе, и часто даже работодатели требуют ее. Неудивительно, ведь сводные таблицы — отличный инструмент для анализа данных, незаменимый при создании сводок и отчетов. Вопреки внешнему виду, их создание довольно просто:

  • Чтобы подготовить сводную таблицу, вам нужно собрать данные в строках и столбцах;

Важно!

Список, на основе которого будет создана сводная таблица, не должен содержать пустых строк и столбцов, а каждый столбец с данными должен иметь заголовки.
  • Затем выберите ячейки, из которых вы хотите создать сводную таблицу;
  • Появится окно Создать сводную таблицу, где появится диапазон таблицы (стоит проверить его еще раз) и поле, где вы должны указать, где вы хотите разместить сводную таблицу. Вы можете поместить его на тот же рабочий лист, за пределы диапазона данных или на совершенно новый;
  • Справа появится вкладка с полями сводной таблицы. В верхней части — окно со всеми названиями полей вашей базы данных (заголовки столбцов исходной таблицы), ниже — 4 окна для создания элементов сводной таблицы: фильтры, столбцы, строки, значения. Чтобы создать базовую сводную таблицу, переместите имена полей из верхней панели в одно из следующих четырех. Вы также можете сделать это, перейдя в параметры сводной таблицы и на вкладке «Отображение» выберите «Классический макет сводной таблицы», который позволит вам перетаскивать данные прямо в представление таблицы. 

10. Диаграммы

Диаграмма — это графическое представление собранных данных в электронной таблице. Графики позволяют отображать релевантную информацию простым и понятным способом. Создать диаграмму в Microsoft Excel очень просто:

  • Отметьте данные для графика;
  • Выберите «Вставить» и нажмите «Рекомендуемые диаграммы»;
  • Откроется диалоговое окно, в котором вы можете выбрать тип диаграммы, которая вам подходит, а затем отобразится ее предварительный просмотр;
  • Выберите правильный тип диаграммы, чтобы наилучшим образом визуализировать нужные вам данные;
  • Щелкните кнопку ОК.

11. Карты в Excel

Один из вариантов представления ваших данных — создание картографической диаграммы. С помощью карты вы можете легко графически сравнивать значения из разных географических регионов.

На картах выделяются следующие области:

  • Страны,
  • Графства,
  • Почтовые индексы.

Важно!

Карты не распознают города и районы.

Чтобы представить данные на карте, она должна быть должным образом подготовлена, т.е. области должны быть правильно названы, а значения принимали соответствующий вид.

12. Горячие клавиши

В Excel, как и в других программах Microsoft, есть много удобных сочетаний клавиш. Их знание сделает вашу работу в Excel намного проще и быстрее. Ниже приведены несколько примеров:

Сочетание клавишОбозначение
F2редактирует активную ячейку
Shift+2редактирует комментарий в активной ячейке или вставляет комментарий, если в ячейке его нет
Ctrl+Dзаполняет активную ячейку содержимым ячейки выше
Ctrl+Rзаполняет активную ячейку содержимым левой ячейки
Alt+=автосумма
Ctrl+вставляет текущую дату
Ctrl+1форматирование ячейки
Ctrl + Shift +вставляет текущее время
Ctrl + Shift + 1 включает числовое форматирование
Ctrl + Shift + 4 установка денежного формата
Ctrl + Shift + ↓выделяет диапазон данных в столбце до первой пустой ячейки
F12сохранить как
Ctrl+Zотменить
Поделитесь с друзьями
Команда SystemLog
Команда SystemLog
Статей: 70

Ответить

Ваш адрес email не будет опубликован.