30+ советов по Google Docs, Sheets и Slides

От настроек Google Docs до формул Google Sheets, которые могут поддерживать ваш бизнес на плаву, у нас есть что-то для каждого пользователя лучшего онлайн-офисного пакета.

В 2005 году компания Upstartle, состоящая из четырех человек, запустила Writely — онлайновый текстовый процессор, использующий преимущества новой на тот момент технологии браузера под названием AJAX. Writely позволяет создавать, сохранять и извлекать в браузере документы, хранящиеся на сервере. Это сработало так хорошо, что Google купила Upstartle менее чем через год.

Ознакомьтесь с нашей похожей статьей: Google Диск: 15+ советов по его использованию

Содержание:

Приобретение считалось авантюрой. Сегодня онлайн-веб-приложения являются нормой. Офисный пакет Google теперь включает не только Docs (взрослая версия Writely), но также Sheets (электронная таблица), Slides (для презентаций), Drawing и Forms. Все они настолько хороши, что подтолкнули Microsoft к созданию онлайн-версий Word, Excel и PowerPoint для работы со своей службой хранения/синхронизации OneDrive.

Самое приятное то, что любой, у кого есть учетная запись Google, может получить бесплатный доступ к офисному пакету. Платные бизнес-пользователи получают версию Google Workspace, почти такую ​​же мощную и гибкую, как Microsoft 365. Он включает улучшенную интеграцию с Gmail, Календарем, Чатом, Meet и другими сервисами по цене 6 долларов США в месяц на пользователя, хотя некоммерческие организации и учебные заведения могут получить его бесплатно. И все это комплексно работает с Google Диском, онлайн-хранилищем ваших файлов, которое также можно использовать для синхронизации данных между компьютерами и другими устройствами.

Полезно знать больше, чем просто основы. Здесь мы более подробно рассмотрим все инструменты, чтобы показать вам, как максимально эффективно использовать офисный пакет Google.


1. Просмотр документов в бесстраничном формате

google

Представление Google Docs по умолчанию показывает, как будет выглядеть документ, если вы распечатаете его на бумаге. Это то же самое представление WYSIWYG, которое текстовые процессоры отображали десятилетиями. Но как часто вы действительно печатаете документы? Если ответ «почти никогда», то поменяйте его. Перейдите в меню «Файл» > «Параметры страницы» и нажмите на «Без разбивки по страницам». Разрывы страниц исчезают, а вид переключается на полноэкранный непрерывный вид — еще лучше для просмотра изображений, таблиц и многого другого в вашем Документе Google.


2. Фиолетовые линии

Google постоянно встраивает новые возможности в Google Docs. Последним является то, что в дополнение к подчеркиванию орфографических ошибок красным цветом и плохой грамматике синим цветом, он будет подчеркивать фиолетовым цветом, чтобы предлагать лучшие слова и помогать вам избегать пассивного залога, делать фразы краткими и использовать инклюзивный язык.


3. Метка страниц с помощью Markdown

Если вы выберете «Автоматически распознавать разметку» в разделе «Инструменты» > «Настройки», это позволит вам использовать синтаксис разметки. Что это, спросите вы? Это небольшой набор кодов, которые можно использовать для применения форматирования без использования мыши. Таким образом, вы должны ввести жирный шрифт, чтобы получить полужирный шрифт, или использовать один *, чтобы начать маркированный список среди других ярлыков.


4. Полноэкранный режим

Нужно время для письма без отвлекающих факторов? Выберите  «Вид» > «Полный экран», чтобы избавиться от меню и панелей инструментов Google Документов вверху (нажмите клавишу Esc, чтобы вернуть их). Если вы просто хотите скрыть строку меню, щелкните значок курсора вверх (^) в крайнем правом углу главного меню вашего документа или листа.

Идите дальше: нажмите F11 (или Fn+F11 на некоторых клавиатурах), чтобы развернуть браузер в полноэкранный режим. В Chrome вы можете перейти в меню с тремя точками и щелкнуть квадратный значок рядом с масштабом. Это много места без отвлекающих факторов! Нажмите F11 еще раз, чтобы они вернулись.


5. Сотрудничество с другими людьми

google

Над документом, листом или слайдом Google могут одновременно работать до 100 человек. Неважно, используете ли вы все отдельные ноутбуки, планшеты или смартфоны. Однако для редактирования или комментирования им нужны права редактирования; в противном случае соавторы могут только просматривать файл.

Чтобы следить за тем, что изменили ваши друзья, родственники и/или коллеги, просмотрите историю изменений, выбрав «Файл» > «История версий» > «Просмотреть историю версий». Список справа покажет вам, кто обновлял документ и когда; щелкните имя, чтобы увидеть, что они сделали. Дайте разные имена версиям, чтобы их было легче отслеживать — нажмите кнопку в правом верхнем углу, чтобы просмотреть только названные версии. Вы даже можете восстановить документ или лист до предыдущей версии.


6. Отслеживание изменений

Что делать, если вы хотите, чтобы исправления выглядели так же, как отслеживаемые изменения в документе Microsoft Word? Google Docs поддерживает функцию отслеживания изменений. Нажмите кнопку «Редактировать» (со значком карандаша) в правом верхнем углу. Вы получите меню для редактирования, предложения (с видимыми отслеживаемыми изменениями, которые вы или другие пользователи можете принять или отклонить позже) или просмотра окончательного документа. Это не совсем то же самое, что и Word, но максимально приближено к нему. 


7. Потерянные общие документы или листы

Если вы не можете вспомнить название нужного вам документа, но можете вспомнить, кто поделился им с вами, нажмите «Доступные мне» в левом меню Google Диска. Вы получите список всех документов, которыми люди поделились с вами. Если список слишком длинный для анализа, введите имя соавтора в поле поиска вверху.


8. Публикация файла

google

Если вы хотите поделиться своим документом Google с более чем 100 людьми, проще всего опубликовать его, чтобы он получил URL-адрес, которым вы можете поделиться. Выберите «Файл» > «Поделиться» > «Опубликовать в Интернете». Если это лист, вы можете выбрать отдельные вкладки или всю электронную таблицу, то же самое со слайдами в презентации. Google делает копию файла и размещает его в Интернете, создавая ссылку, которую вы можете скопировать и поделиться.

Вы также можете встроить файл Google на свой собственный веб-сайт с помощью предоставленного кода. Это особенно хорошо работает с Google Forms, хотя ваш администратор может ограничить публикацию, если у вас есть учетная запись Google Workspace. Вы можете установить флажок, чтобы при внесении изменений в документ они повторно публиковались для отображения в Интернете. (Чтобы положить этому конец, выберите «Остановить публикацию».)


9. Уровни доступа

Когда вы делитесь документами, вы можете подумать, что все равны. Не так. Существует четыре уровня доступа к документу, которые вы устанавливаете для людей при совместном использовании документа. Владельцы могут делать с файлом что угодно — даже удалять его — и приглашать других соавторов. Редакторы, конечно, могут редактировать, но приглашать других соавторов только с разрешения владельца. Читатели видят, что происходит. Комментаторы могут видеть его, а также оставлять комментарии. Читатели и комментаторы могут делать копии документов, поэтому не думайте, что эти документы «защищены».


10. Смена владельца

Иногда у вас есть документ/таблица/слайд Google, который вам нужно передать кому-то другому. Например, вы уходите из компании. Вы можете передать право собственности только тому, с кем уже поделились. Нажмите синюю кнопку «Настройки доступа» и в списке «Пользователи, имеющие доступ» найдите имя выбранного нового владельца и щелкните меню рядом с именем. В качестве вариантов вы увидите «Читатель», «Комментатор», «Редактор», «Добавить срок действия» (если вы используете Google Workspace), «Передать право собственности» и «Удалить доступ».


11. Общение во время редактирования

google

Документы Google показывают ваших коллег по работе с документами в правом верхнем углу. Вы можете оставлять встроенные комментарии или вопросы для конкретных людей во время работы, но вы также можете отправить им мгновенное сообщение. Нажмите на пузырек чата рядом с заголовками чата соавторов и введите свое сообщение. Однако это не личное сообщение. Все остальные участники документа могут видеть ваше обсуждение.


12. Добавление надстроек

Множество надстроек могут расширить функциональные возможности, которые вы уже получаете бесплатно в Документах и ​​Таблицах
Найдите или активируйте их, нажав на плюсик в правом меню. Если вы установите их, ожидайте электронное письмо от Google, подтверждающее, что надстройке предоставлен доступ к вашей учетной записи (если вы используете Google Workspace, ваш доступ может быть ограничен администраторами аккаунта.)


13. Мобильные приложения

google

Google предлагает отдельные мобильные приложения для Документов (Android, IOS), Таблиц (Android, IOS) и Презентаций (Android, IOS). Приложение Диск (Android, IOS) продолжает обеспечивать доступ и просмотр сохраненных файлов; когда вам нужно отредактировать, он переключит вас на одно из других приложений, если оно установлено.


14. Голосовой ввод

Вы можете использовать встроенный в Документах Google «голосовой ввод» речи в текст, чтобы диктовать текст в Документе. Он также поддерживает голосовые команды, поэтому вы можете, например, начать новый раздел, сказав «новая строка» или «новый абзац». Вы даже можете редактировать и форматировать по мере продвижения или перемещаться по документу, произнося «Перейти к», а затем заканчивая/начало/следующий для абзаца/строки/документа — комбинации бесконечны.

Разумеется, у вас должен быть работающий микрофон. Нажмите «Инструменты» > «Голосовой ввод» (или Ctrl+Shift+S). Когда вы увидите красный значок микрофона, начните говорить; коснитесь значка или скажите «перестань слушать», чтобы сделать паузу. Голосовой ввод также работает в Презентациях для заметок докладчика и работает на огромном количестве языков. Однако он будет цензурировать плохие слова звездочками — вам нужно будет перепечатать это позже.


15. Конвертация файлов из пакета Microsoft Office

Вы можете сохранить любой файл на Google Диске, но если это файл, созданный с помощью другого продукта, например Microsoft Word, как вы будете работать с ним после загрузки? Преобразование файла в формат Google Docs, Sheets или Slides в наши дни незаметно. Загрузите файл, и Google по умолчанию откроет совместимые файлы Microsoft в режиме редактирования, если только они не защищены паролем. Никакого фактического шага преобразования не требуется.

Расширение Chrome Office для документов, листов и слайдов позволяет редактировать любые документы Office из Word, Excel или PowerPoint, которые вы перетаскиваете в браузер Chrome. Когда вы закончите, вы всегда можете перейти в «Файл» > «Загрузить», чтобы сохранить файлы обратно в исходном формате Microsoft.


16. Сравнение документов

google

У вас есть пара похожих, но не совсем идентичных документов Google, и вы не видите разницы? Откройте один из документов, которые вы хотите проверить, и выберите «Инструменты» > «Сравнить документы». В появившемся диалоговом окне выберите второй документ. Сравнение появится в виде нового документа под названием «Сравнение [документ 1] и [документ 2]» и отобразит различия с помощью предлагаемых правок.


17. Вставка ссылок в документ

Вставить ссылку в документ Google легко: выделите текст, щелкните значок цепочки или нажмите Ctrl-K, и появится диалоговое окно, в которое вы можете вставить URL-адрес. Но если у вас еще нет URL-адреса для ссылки, Google предложит другие документы для ссылки или найдет для вас веб-страницу, поскольку поиск Google интегрирован. Он выполнит поиск по выделенному вами термину и покажет результаты в диалоговом окне внизу. Если вы найдете ссылку, которая вам нравится, щелкните по ней, чтобы мгновенно вставить ее.


18. Сочетания клавиш

Сочетания клавиш — это здорово, но как их найти? Независимо от того, в каком веб-приложении Google вы находитесь, нажмите Ctrl+/, и в контекстном меню отобразятся все доступные параметры клавиатуры. К сожалению, вы не можете изменить ни одно из предустановленных нажатий клавиш.


19. Перевод документов

У вас есть документ на иностранном языке? Загрузите его на Google Диск, откройте как документ Google и нажмите «Инструменты» > «Перевести документ». Вы получите дубликат документа на новом предпочитаемом языке.


20. Защита электронной таблицы

google

Вы можете защитить лист, выбрав «Данные» > «Защитить листы и диапазоны». Выберите, у кого есть доступ, кто может редактировать, или отображение предупреждения, если кто-то попытается внести изменения. Еще более детализированной и полезной является возможность защиты отдельных разделов данных внутри рабочего листа. Выберите то, что вы хотите защитить, чтобы никто, кроме вас или избранных вами, не мог к этому прикоснуться, перейдите в «Данные» > «Защитить листы и диапазоны» и подтвердите диапазон ячеек. Если вы уже защитили часть рабочего листа, возможно, вам придется нажать плюсик внизу или же «Добавить лист или диапазон».


21. Шрифты для файлов

Если вы чувствуете, что выбор шрифтов в Документах Google ограничивает ваше творчество, добавьте еще. В поле «Шрифт» на панели инструментов выберите «Другие шрифты». В появившемся диалоговом окне можно отобразить шрифты по типу, например рукописный, моноширинный, с засечками или без засечек. Затем вы можете сортировать по популярности, дате добавления или тенденциям или просто искать определенное имя шрифта. Поставьте галочку напротив любого шрифта, к которому вы хотите получить быстрый доступ из самого документа.

Шрифты не привязаны к конкретному документу — если вы выберете новый, он будет доступен во всех ваших Документах, Таблицах и Презентациях Google. Все шрифты Google можно увидеть на сайте fonts.google.com, но не все из них доступны для использования в Документах/Презентациях Google. Лучший способ просмотреть все шрифты — использовать надстройку Extensis Fonts.


22. Словарь синонимов

Щелкните правой кнопкой мыши слово и выберите «Определить» (или нажмите Ctrl+Shift+Y), чтобы открыть словарь. Информация поступает из Google, но обычно включает синонимы, по которым можно щелкнуть, чтобы определить похожие термины в стиле тезауруса. 


23. Комментарии по электронной почте

google

Итак, вы оставили весьма действенный комментарий к своему документу/таблице/слайду и хотите, чтобы кто-то обратил на него внимание. Вы можете быстро передать его нужному человеку, даже если вы еще не поделились с ним исходным файлом. Просто введите @ или + в комментарии, и вы получите список адресов электронной почты ваших наиболее частых соавторов. Если нужного человека нет в списке, просто введите его адрес электронной почты. Щелкните поле «Назначить…», чтобы сделать его явным. Комментарий попадет прямо в их почтовый ящик. Если вы ранее не делились с этим человеком, вас попросят сделать это перед отправкой комментария.


24. Поиск изображений

Когда у вас есть голова на паре над проектом и ограниченное пространство на экране, последнее, что вы хотите сделать, это покинуть страницу, чтобы выполнить поиск. Панель «Расширенный поиск» позволяет обойти это. Вы можете получить к нему доступ с помощью значка в правом нижнем углу, который выглядит как ромб в квадратной рамке (он может быть скрыт, если у вас запущены определенные расширения Chrome, например Grammarly), или нажмите Ctrl+Alt+Shift+I. Он открывает панель информации справа от документа, на которую вы можете щелкнуть для дальнейшего исследования.

Все, что вы найдете, даже изображения, вы можете легко вставить в свой документ. Если вы вставляете ссылку в Интернет, щелкните появившийся значок кавычки, и он даже вставится в сноску цитирования источника внизу страницы (или внизу документа, если вы используете бесстраничное представление).


25. Вставка диаграмм в документы

Меню «Вставка» в Документах позволяет размещать всевозможные элементы, например специальные символы, таблицы, рисунки и изображения. И в Google Sheets легко создавать диаграммы — вы используете там меню «Вставка», чтобы создать диаграмму на основе созданных вами данных. Когда это будет сделано, вернитесь в Документы, затем используйте «Вставка» > «Диаграммы» > «Из листов», чтобы добавить ту же диаграмму. Просто найдите лист с диаграммой (или диаграммами), и он позволит вам выбрать ту, которую вы хотите.


26. Создание раскрывающегося списка

google

Google включает «фишки» в Документы и Таблицы, чтобы добавить некоторые дополнительные функции для совместной работы. Например, в Документах вы можете использовать «Вставка» > «Раскрывающийся список», чтобы вставить раскрывающиеся элементы, которые создают меню, которое можно использовать в документе для указания статуса или получения отзыва. Пара значений по умолчанию охватывает «статус проекта» и «статус рассмотрения», но вы можете создать свой собственный раскрывающийся список.

Если вам нужно раскрывающееся меню в Таблицах — чтобы данные проверялись и содержали только элементы из предварительно заданного списка — это немного отличается. Щелкните ячейку, чтобы открыть меню, щелкните «Данные» > «Настроить проверку данных», выберите диапазон ячеек или введите элементы, разделенные запятыми (без пробелов), и ячейка станет меню. Скопируйте эту ячейку в другие по мере необходимости, чтобы меню работало в нескольких местах.


27. Умные фишки

Для Google Docs и Sheets «умные фишки» — это больше, чем создание некоторых меню. Google использует эту метафору практически для любых дополнительных данных, которые вы можете вставить в документ или электронную таблицу. В любой новой строке в документе введите @, и вам будет представлено меню, полное вариантов от людей в ваших контактах до записей календаря и «строительных блоков» для ведения заметок о встречах или составления черновиков электронных писем (которые вы можете легко перенаправить в Gmail, когда закончите). Этот @ по сути является ярлыком для более делового содержимого меню «Вставка».


28. Sparkline ваших данных

У вас есть столбец или ряд чисел, которые заслуживают быстрой линии? Перейдите к ячейке и введите =SPARKLINE, и он запросит диапазон ячеек. Выберите их, нажмите Enter, и вы получите мгновенный быстрый график максимумов и минимумов с течением времени.


29. Формулы в электронной таблице

Когда вы вводите знак равенства в ячейку в Google Sheet, вы запускаете формулу, которая может вычислить практически все. Но изучать различные типы формул непросто, особенно если вы новичок в электронных таблицах. Листы облегчают задачу; они помещают сводку того, что делает формула, в раскрывающемся меню, а также показывает, какими должны быть атрибуты формулы и откуда они должны браться. Если вы его не видите, щелкните значок «?» значок рядом с полем для запуска в справке по формуле.


30. Отправка форм на листы

Использование Google Forms — хороший способ получить базовую информацию от группы. Но где вы его храните? Что ж, Forms хранит все это, но вы можете отправить его в Sheets. На сайте form.google.com щелкните вкладку «Ответы» для нужной формы. Вы увидите зеленый квадратный значок «Листы»; щелкните по нему, и вы получите возможность поместить ответы в новый или существующий лист, который откроется со всеми данными при нажатии. Будущие ответы будут по-прежнему фильтроваться на листе в будущем, пока вы не вернетесь в раздел «Ответы» и не отмените связь с формой с помощью трехточечного меню.


31. Форма изображений в слайдах

Если вы создаете отличные слайды для презентации, вы используете графику. Оживите изображения, замаскировав их, то есть придав им форму, отличную от прямоугольника. Щелкните изображение, затем щелкните стрелку раскрывающегося списка рядом со значком «Обрезать», чтобы увидеть форму изображения. Меню включает в себя не только фигуры, но и выноски в виде заостренных стрелок, такие как всплывающие подсказки, и даже символы уравнения (превратите изображение в знак плюса). Отменяйте каждый раз, когда маска кажется вам неподходящей, и продолжайте пробовать.


32. Связь между слайдами

Обычно вы просматриваете презентацию по одному слайду за раз. Но слайд может ссылаться на несколько вещей, и удобно переходить к этим вещам, особенно в Google Slides, поскольку вы можете делиться ими с людьми, а не представлять их им.

Поэтому поместите ссылку на слайд, чтобы перейти по ней. Нажмите Ctrl + K, когда вы выберете соответствующее изображение или текст, щелкните в поле «Ссылка», и вы получите список всех слайдов в презентации. Если вы нажмете «Найти больше», вы сможете найти ссылки на сайты и изображения в Интернете, на которые вы также можете ссылаться напрямую.

Для себя функция закладок может быть всем, что вам нужно. Вы также можете отметить выделенный текст. Это поможет вам переходить к определенным местам в предварительном просмотре без тона прокрутки.


33. Мастер-слайд

Если ваша презентация состоит из более чем 10 слайдов, сделайте мастер-слайд, который представляет собой шаблон, используемый всеми слайдами в вашей презентации. Одно изменение в Мастере (через «Слайд» > «Редактировать Мастер») означает, что оно появляется на каждом слайде. Это отлично подходит для добавления логотипа, цветовой схемы или фрагмента кликабельного текста на все слайды, чтобы их можно было легко изменить позже.


34. Режим докладчика

google

Как отмечалось выше, вы можете не находиться в одной комнате с людьми, принимающими вашу презентацию в виде слайдов, особенно в наши дни. Чтобы поделиться одновременно с несколькими людьми, нажмите на стрелку рядом с «Слайд-шоу» и потом «Вид докладчика». Вы даже можете заставить его показывать заметки докладчика, если они уместны. Нажмите «Инструменты для аудитории» и «Начать новый», чтобы получить ссылку, которую вы можете отправить своей аудитории. Они могут проходить презентацию в своем собственном темпе, но они также могут присылать вам вопросы, на которые вы можете отвечать в режиме реального времени по мере их поступления.  


35. Воспроизведение звука из слайда

Импорт аудио, чтобы говорить за вас, является основным продуктом многих программ для презентаций, но Google Slides делает это иначе, чем большинство. Это потому, что файл должен находиться в вашем хранилище Google Диска, чтобы его можно было легко встроить. Команда «Вставить» > «Аудио» упрощает поиск аудиофайлов на Диске или аудио, которым с вами поделились. (Файлы обычно имеют формат MP3 или WAV, а также могут быть звуковой частью MP4.) Когда звук находится на слайде, ведущий или зритель может щелкнуть его, чтобы воспроизвести звук.


Ответить

Ваш адрес email не будет опубликован.